Meningkatkan kerjasama antara departemen bisnis dan TI dalam proyek transformasi Grup Maspex dengan otomatisasi dan analisis data

Perkenalan:

Studi kasus ini akan menyajikan hasil proyek yang bertujuan untuk menentukan standar pelaksanaan proyek transformasi dan merancang ekosistem TI di Grup Maspex. Maspex Group adalah perusahaan yang bergerak di industri makanan, yang mengkhususkan diri dalam produksi dan distribusi berbagai macam minuman dan makanan. Dikenal karena inovasi dan perkembangannya yang dinamis, perusahaan ini menawarkan produk berkualitas tinggi dengan banyak merek terkenal (termasuk Tymbark, Kubuś, Łowicz, Żubrówka, atau Lubella)

Proyek ini dikembangkan untuk menstandardisasi kerja sama antara departemen TI dan unit bisnis melalui analisis data dan otomatisasi serta untuk meningkatkan pelaporan proyek dan proses implementasi. Solusi yang ditujukan untuk deteksi dini proyek-proyek yang tidak menguntungkan dan berisiko juga dihadirkan, serta menciptakan satu sumber pengetahuan dalam bentuk WIKI.

Tantangan:

Standardisasi proses kerjasama IT-Bisnis:

Untuk menghadapi tantangan pasar secara efektif, Grup Maspex telah mengidentifikasi kebutuhan untuk menjaga koherensi dan harmoni antara departemen TI dan bisnis sebagai salah satu faktor kunci keberhasilan. Perusahaan memutuskan untuk merevisi standar kerjasama, mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan dalam pelaksanaan proyek, dan memperkenalkan sistem yang seragam untuk mengumpulkan harapan dari pelanggan internal. Berkat ini, pihaknya bermaksud untuk meningkatkan efisiensi antarmuka komunikasi antara departemen TI dan bisnis.

Beragam persyaratan dari unit bisnis:

Tantangannya adalah perlunya unit bisnis mendefinisikan spesifikasi kebutuhan proyek secara tepat dan jelas. Definisi persyaratan yang tepat sangat penting agar tim proyek dapat bekerja secara efektif, mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan dengan jelas, meminimalkan kesalahan dalam produk akhir, dan mengelola biaya dan waktu pelaksanaan proyek secara efektif. Ada kebutuhan untuk mengotomatisasi proses ini dan mengukur penilaian konsep-konsep inovatif.

Standarisasi indikator kemajuan proyek pembangunan yang tidak memadai:

Selama masa kerja, terdapat kebutuhan untuk menentukan katalog indikator kemajuan dalam proyek-proyek pembangunan untuk memfasilitasi pemantauan dan penilaian kemajuan. Memiliki indikator yang tepat adalah penting untuk dapat menilai apakah suatu proyek berjalan dengan sukses atau menghadapi tantangan ketika proyek tersebut harus didukung dengan sumber daya tambahan, dan kapan proyek tersebut harus dihentikan dan dibubarkan.

Daftar lengkap ekosistem TI:

Ekosistem TI mencakup semua aplikasi, sistem, perangkat lunak, dan layanan terintegrasi yang digunakan dalam suatu organisasi. Tantangannya adalah membuat daftar lengkap dan terkini dari seluruh ekosistem TI yang digunakan. Daftar yang tidak lengkap dapat menghambat pengembangan di bidang integrasi sistem manajemen data dan berpotensi menghambat pengembangan infrastruktur TI lebih lanjut. Penting untuk membangun mekanisme dalam proses manajemen perangkat lunak yang ada untuk memastikan pengembangan perangkat lunak yang berkelanjutan, memastikan akses ke platform paling modern dan maju. Tujuannya juga untuk mengurangi biaya pemeliharaan ekosistem TI dan kategorisasi yang jelas serta penugasan tanggung jawab untuk pengembangan ekosistem.

Sentralisasi pengetahuan, data, dan alat

Dalam organisasi, terutama yang memiliki cakupan besar dan struktur kompleks, diperlukan sumber pengetahuan yang terpusat, seperti platform WIKI yang dikelola dengan baik. Sebaliknya, pengetahuan tersebar di berbagai dokumen, file, dan di berbagai server. Katalog indikator, prosedur penyampaian konsep ke departemen TI, otomatisasi proses – semua informasi ini diperlukan dalam bentuk pembelajaran mikro yang tersedia bagi karyawan Maspex Group.

Ubah strategi implementasi

1. Area: Standardisasi proses kerjasama IT-Bisnis:
   1. Pertama, dilakukan analisis terhadap proses kerjasama saat ini antara departemen TI dan unit bisnis.
   2. Data historis dan data terencana digunakan untuk lebih memahami di mana terdapat tantangan dalam proses, di mana terjadi penghentian proses yang tidak direncanakan, dan di mana proses gagal.
   3. Berdasarkan analisis data, model kerjasama baru dikembangkan, termasuk tahapan komunikasi otomatis yang sesuai, keterlibatan pemangku kepentingan utama, siklus umpan balik, dan proses persetujuan persyaratan.
   4. Serangkaian rekomendasi telah disiapkan, yang setelah dipresentasikan kepada Steering Committee yang terdiri dari perwakilan dewan manajemen, IT, tim Disruption, dan lini bisnis, diterjemahkan ke dalam rencana aksi dengan pembagian tanggung jawab.
2. Area: Dukungan karyawan dalam proses penyampaian dan implementasi ide untuk proyek pengembangan:
   1. Penyelenggaraan lokakarya dan pertemuan terperinci didasarkan pada analisis data dari aplikasi dan proyek pengembangan sebelumnya.
   2. Data historis digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas manual yang berulang dari manajer lini bisnis dan karyawan Grup Maspex dalam proses mengadopsi perubahan inovatif.
   3. Data historis dan proyek yang direncanakan sebelumnya membantu menentukan secara tepat perubahan yang harus dilakukan agar proses pelaporan dan penilaian proyek untuk departemen TI menjadi otomatis dan dapat diukur.
3. Area: Mendefinisikan indikator kemajuan dalam proyek pembangunan:
   1. Analisis terhadap proyek-proyek sebelumnya di beberapa lini bisnis Grup Maspex digunakan untuk menentukan indikator kinerja utama (KPI).
   2. Analisis data historis memungkinkan kami menentukan proyek mana dan dalam konteks spesifik apa yang paling rentan terhadap penundaan atau berpotensi untuk diotomatisasi.
   3. Tinjauan terhadap indikator-indikator yang digunakan memungkinkan kami untuk menentukan indikator-indikator yang harus dimasukkan dalam katalog indikator, serta merancang program dukungan bagi karyawan Grup Maspex dalam penggunaan indikator dalam proyek operasional dan transformasi.
4. Area: Pengembangan daftar lengkap ekosistem TI
   1. Selama audit infrastruktur TI dan sumber daya sistem, analisis data membantu mengidentifikasi ekosistem TI yang ada dan kategorisasinya.
   2. Data historis dan terkini digunakan untuk membuat daftar lengkap ekosistem. Wawancara mendalam dengan karyawan lini bisnis dan departemen teknologi membantu melengkapi daftar ekosistem dan perangkat lunak yang digunakan.
   3. Pemetaan seluruh ekosistem menggunakan platform Miro dan Mural memungkinkan untuk mengilustrasikan keadaan saat ini, menunjukkan kesenjangan dan perlunya membangun proses otomatis untuk mempertahankan izin dan pembaruan.
   4. Peta yang teridentifikasi memungkinkan adanya diskusi mengenai perlunya membuat daftar perangkat lunak yang harus digantikan oleh perangkat lunak yang lebih modern di masa depan.
5. Area: Penciptaan satu sumber pengetahuan
6. 1. Saat membuat platform WIKI terpusat, analisis data digunakan untuk mengidentifikasi solusi yang ada dan peluang pengembangannya.
   2. Konsep integrasi data dan informasi telah disiapkan, yang harus ditempatkan di WIKI, sehingga karyawan Maspex Group dapat merasakan fasilitas yang direncanakan di bidang analisis data proyek, persiapan dan pelaporan perubahan transformasi, kuantifikasi proses, dan pemilihan indikator proyek.

Hasil yang diperoleh:

Area: Standardisasi proses kerjasama IT-Bisnis:

• Peningkatan kerja sama dan pemahaman antara departemen TI dan unit bisnis, yang berkontribusi pada implementasi solusi TI baru yang lebih cepat.
• Standarisasi dan otomatisasi komunikasi antar tim memungkinkan kesesuaian ekspektasi bisnis dengan proses spesifik di departemen TI dengan lebih baik.
• Meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan utama dalam sinkronisasi lini bisnis dan departemen TI yang membantu menentukan ekspektasi dukungan proyek.
• Mengurangi jumlah laporan kebutuhan yang tidak dijelaskan secara memadai atau terfragmentasi, dengan indikator pemantauan yang tidak jelas.

Area: Dukungan karyawan dalam proses penyampaian dan implementasi ide untuk proyek pengembangan:

• Otomatisasi penuh proses pelaporan proyek operasional dan transformasi, termasuk penempatan otomatis laporan terukur pada sumbu kuadran ajaib
• Transparansi dalam proses pemrosesan perubahan transformasional melalui proses otomatis proyek yang memenuhi syarat dan menempatkannya dalam katalog proyek yang dilaksanakan dan dianggarkan
• Serangkaian indikator yang ditetapkan untuk melaporkan perubahan memungkinkan proyek untuk fokus pada pencapaian tujuan strategis Grup Maspex. Pada saat yang sama, pelaksanaan proyek-proyek yang tidak berkontribusi pada peningkatan indikator-indikator penting bagi Grup dihilangkan.

Area: Mendefinisikan indikator kemajuan dalam proyek pembangunan:

• Meningkatkan pengawasan terhadap kemajuan proyek dan mengidentifikasi permasalahan pada tahap awal yang memungkinkan proyek ditutup pada tahap awal atau dilanjutkan dalam lingkup yang diubah.
• Manajemen sumber daya dan anggaran yang lebih baik, yang berkontribusi terhadap pengurangan biaya operasional dan proyek transformasi.
• Katalog indikator, beserta definisi dan penerapannya, memungkinkan kami memfokuskan kegiatan pada proyek-proyek yang, berdasarkan sifatnya, penting secara strategis bagi Grup Maspex.
• Penilaian jangka panjang terhadap kinerja tim proyek, yang memungkinkan identifikasi kekuatan dan area perbaikan dalam proyek yang dilaksanakan. Katalog indikator sangat mendukung proses ini.
• Menghilangkan pelaksanaan proyek yang tidak memenuhi syarat yang dipersyaratkan, termasuk yang tidak melaksanakan indikator yang tercantum dalam katalog indikator.

Area: Pengembangan daftar lengkap ekosistem TI:

• Ekosistem TI yang ditentukan dengan tanggung jawab yang ditetapkan untuk pemeliharaan, pengembangan, dan pelatihannya.
• Pembagian perangkat lunak menjadi strategis dan non-strategis memungkinkan adanya penentuan prioritas di bidang penganggaran, pengembangan, dan pelatihan. Perangkat lunak non-strategis, dipisahkan sebagai ekosistem terpisah, dilindungi oleh aturan pemeliharaan dan pengembangan yang berbeda.
• Menghilangkan duplikat perangkat lunak dan lisensi yang didistribusikan menghasilkan biaya pemeliharaan perangkat lunak yang lebih rendah.
• Daftar perangkat lunak modern telah disiapkan yang akan menggantikan platform yang tidak memenuhi persyaratan di bidang otomasi dan analisis data.

Bidang: Menciptakan satu sumber pengetahuan – WIKI:

• Sentralisasi informasi di bidang proses, prinsip, indikator, dan persyaratan pelaksanaan proyek operasional dan transformasi.
• Publikasi pelajaran mikro yang memungkinkan pembelajaran mandiri tentang proses, indikator, dan aturan baru yang dirancang di bidang ekosistem TI dan pemantauan proyek.
• Penyerapan lebih cepat terhadap aturan yang baru dibuat di Grup Maspex

Artykuł Meningkatkan kerjasama antara departemen bisnis dan departemen TI dalam proyek transformasi Grup Maspex melalui otomatisasi dan analisis data pochodzi z serwisu Arek Skuza.