Meningkatkan kerja sama antara departemen bisnis dan TI dalam proyek transformasi Maspex Group dengan otomatisasi dan analisis data

Perkenalan:

Studi kasus ini akan menyajikan hasil proyek yang ditujukan untuk mendefinisikan standar untuk melakukan proyek transformasi dan merancang ekosistemnya dalam kelompok Maspex. Maspex Group adalah perusahaan yang beroperasi di industri makanan, yang berspesialisasi dalam produksi dan distribusi berbagai minuman dan makanan. Dikenal karena inovasi dan pengembangan dinamisnya, perusahaan ini menawarkan produk berkualitas tinggi di bawah banyak merek terkenal (termasuk Tymbark, Kubuś, łowicz, żubrówka, atau Lubella)

Proyek ini dikembangkan untuk membakukan kerja sama antara departemen TI dan unit bisnis melalui analisis data dan otomatisasi dan untuk meningkatkan pelaporan proyek dan proses implementasi. Solusi yang ditujukan untuk mendeteksi dini proyek yang tidak menguntungkan dan berisiko juga disajikan, serta menciptakan satu sumber pengetahuan tunggal dalam bentuk wiki.

Tantangan:

Standardisasi proses kerja sama IT-Business:

Untuk secara efektif memenuhi tantangan pasar, Grup Maspex telah mengidentifikasi kebutuhan untuk mempertahankan koherensi dan keharmonisan antara TI dan departemen bisnis sebagai salah satu faktor keberhasilan utama. Perusahaan memutuskan untuk merevisi standar kerja sama, mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan untuk implementasi proyek, dan memperkenalkan sistem yang seragam untuk mengumpulkan harapan dari pelanggan internal. Berkat ini, ini bermaksud untuk meningkatkan efisiensi antarmuka komunikasi antara TI dan departemen bisnis.

Beragam persyaratan dari unit bisnis:

Tantangannya adalah kebutuhan unit bisnis untuk menentukan spesifikasi persyaratan proyek secara tepat dan jelas. Definisi persyaratan yang tepat sangat penting untuk memungkinkan tim proyek bekerja secara efektif, dengan jelas mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan, meminimalkan kesalahan dalam produk akhir, dan secara efektif mengelola biaya dan waktu implementasi proyek. Ada kebutuhan untuk mengotomatiskan proses ini dan mengukur penilaian konsep inovatif.

Standardisasi indikator kemajuan yang tidak mencukupi dalam proyek -proyek pembangunan:

Selama bekerja, ada kebutuhan untuk mendefinisikan katalog indikator kemajuan dalam proyek -proyek pembangunan untuk memfasilitasi pemantauan dan penilaian kemajuan. Memiliki indikator yang tepat adalah penting untuk dapat menilai apakah suatu proyek berhasil berkembang atau menghadapi tantangan ketika harus didukung dengan sumber daya tambahan, dan kapan harus dihentikan dan dibubarkan.

Daftar Ekosistem TI yang tidak lengkap:

Ekosistem TI mencakup semua aplikasi terintegrasi, sistem, perangkat lunak, dan layanan yang digunakan dalam suatu organisasi. Tantangannya adalah membuat daftar lengkap dan terkini dari semua ekosistem yang digunakan. Daftar yang tidak lengkap dapat menghambat pengembangan di bidang integrasi sistem manajemen data dan berpotensi menghambat pengembangan lebih lanjut dari infrastruktur TI. Penting untuk membangun mekanisme ke dalam proses manajemen perangkat lunak yang ada untuk memastikan pengembangan perangkat lunak yang berkelanjutan, memastikan akses ke platform yang paling modern dan dikembangkan. Tujuannya juga untuk mengurangi biaya mempertahankan ekosistem TI dan kategorisasi yang jelas dan penugasan tanggung jawab untuk pengembangan ekosistem.

Sentralisasi pengetahuan, data, dan alat

Dalam organisasi, terutama mereka yang memiliki ruang lingkup besar dan struktur yang kompleks, ada kebutuhan untuk sumber pengetahuan terpusat, seperti platform wiki yang dikelola dengan baik. Sebaliknya, pengetahuan tersebar di berbagai dokumen, file, dan di berbagai server. Katalog indikator, prosedur untuk mengirimkan konsep ke departemen TI, proses proses-semua informasi ini diperlukan dalam bentuk pelajaran mikro yang tersedia untuk karyawan Maspex Group.

Ubah strategi implementasi

1. Area: Standardisasi proses kerja sama IT-Business:
   1. Pertama, analisis proses kerja sama saat ini antara departemen TI dan unit bisnis dilakukan.
   2. Data historis dan yang direncanakan digunakan untuk lebih memahami di mana ada tantangan dalam proses, di mana proses yang tidak direncanakan terjadi, dan di mana prosesnya gagal.
   3. Berdasarkan analisis data, model kerja sama baru dikembangkan, termasuk tahap komunikasi otomatis yang tepat, keterlibatan pemangku kepentingan utama, siklus umpan balik, dan proses persetujuan persyaratan.
   4. Serangkaian rekomendasi disiapkan, yang, setelah presentasi kepada komite pengarah yang terdiri dari perwakilan Dewan Manajemen, TI, tim gangguan, dan lini bisnis, diterjemahkan ke dalam rencana aksi dengan divisi tanggung jawab.
2. Area: Dukungan Karyawan Dalam proses mengirimkan dan menerapkan ide untuk proyek pengembangan:
   1. Organisasi lokakarya dan pertemuan terperinci didasarkan pada analisis data dari aplikasi sebelumnya dan proyek pengembangan.
   2. Data historis digunakan untuk mengidentifikasi kegiatan manual yang berulang dari manajer lini bisnis dan karyawan Grup Maspex dalam proses mengadopsi perubahan inovatif.
   3. Data historis dan proyek yang direncanakan sebelumnya membantu menentukan perubahan yang harus diperkenalkan untuk membuat proses pelaporan dan menilai proyek untuk departemen TI otomatis dan dapat diukur.
3. Area: mendefinisikan indikator kemajuan dalam proyek pengembangan:
   1. Analisis proyek sebelumnya di beberapa lini bisnis dari Grup Maspex digunakan untuk mendefinisikan indikator kinerja utama (KPI).
   2. Analisis data historis memungkinkan kami untuk menentukan proyek mana dan dalam konteks spesifik apa yang paling rentan terhadap penundaan atau memiliki potensi otomatisasi.
   3. Tinjauan indikator yang digunakan memungkinkan kami untuk mendefinisikan yang harus dimasukkan dalam katalog indikator, serta merancang program dukungan untuk karyawan Grup Maspex dalam penggunaan indikator dalam proyek operasional dan transformasi.
4. Area: Pengembangan daftar lengkap ekosistem TI
   1. Selama audit infrastruktur TI dan sumber daya sistem, analisis data membantu mengidentifikasi ekosistem TI yang ada dan kategorisasi mereka.
   2. Data historis dan saat ini digunakan untuk membuat daftar lengkap ekosistem. Wawancara mendalam dengan karyawan lini bisnis dan departemen teknologi membantu melengkapi daftar ekosistem dan perangkat lunak yang digunakan.
   3. Memetakan semua ekosistem menggunakan platform miRo dan mural yang diizinkan untuk menggambarkan keadaan saat ini, menunjukkan kesenjangan dan kebutuhan untuk membangun proses otomatis untuk menjaga lisensi dan pembaruan.
   4. Peta yang diidentifikasi memungkinkan untuk diskusi tentang perlunya daftar perangkat lunak yang harus diganti dengan perangkat lunak yang lebih modern di masa depan.
5. Area: Penciptaan satu sumber pengetahuan
6. 1. Saat membuat platform Wiki terpusat, analisis data digunakan untuk mengidentifikasi solusi yang ada dan peluang pengembangan mereka.
   2. Konsep data dan integrasi informasi telah disiapkan, yang harus ditempatkan di wiki, sehingga karyawan Maspex Group dapat mengalami fasilitas yang direncanakan di bidang analisis data proyek, persiapan dan pelaporan perubahan transformasi, kuantifikasi proses, dan pemilihan indikator proyek.

Hasil yang diperoleh:

Area: Standardisasi proses kerja sama IT-Business:

• Peningkatan kerja sama dan pemahaman antara departemen TI dan unit bisnis, yang berkontribusi pada implementasi solusi TI baru yang lebih cepat.
• Standardisasi dan otomatisasi komunikasi antara tim diizinkan untuk pencocokan harapan bisnis yang lebih baik dengan proses spesifik di departemen TI.
• Meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan utama dalam sinkronisasi lini bisnis dan departemen TI yang membantu mendefinisikan ekspektasi untuk dukungan proyek.
• Mengurangi jumlah laporan kebutuhan yang dijelaskan secara tidak cukup atau terpisah -pisah, dengan indikator pemantauan yang tidak jelas.

Area: Dukungan Karyawan Dalam proses mengirimkan dan menerapkan ide untuk proyek pengembangan:

• Otomatisasi penuh dari proses pelaporan proyek operasional dan transformasi, termasuk penempatan otomatis laporan yang diukur pada sumbu kuadran ajaib
• Transparansi dalam proses pemrosesan perubahan transformasional melalui proses otomatis proyek yang memenuhi syarat dan menempatkannya dalam katalog proyek yang diimplementasikan dan dianggarkan
• Serangkaian indikator yang ditugaskan untuk perubahan yang dilaporkan memungkinkan proyek untuk fokus pada pencapaian tujuan strategis kelompok Maspex. Pada saat yang sama, implementasi proyek yang tidak berkontribusi pada peningkatan indikator yang penting untuk kelompok dieliminasi.

Area: Mendefinisikan Indikator Kemajuan dalam Proyek Pembangunan:

• Meningkatkan pengawasan atas kemajuan proyek dan mengidentifikasi masalah pada tahap awal yang memungkinkan proyek ditutup pada tahap awal atau dilanjutkan dalam ruang lingkup yang berubah.
• Manajemen sumber daya dan anggaran yang lebih baik, yang berkontribusi untuk mengurangi biaya proyek operasi dan transformasi.
• Katalog indikator, bersama dengan definisi dan aplikasi, memungkinkan kami untuk memfokuskan kegiatan pada proyek -proyek yang, pada dasarnya, secara strategis penting bagi kelompok Maspex.
• Penilaian jangka panjang dari kinerja tim proyek, yang memungkinkan untuk identifikasi kekuatan dan bidang untuk perbaikan dalam proyek yang diterapkan. Katalog indikator secara signifikan mendukung proses ini.
• Menghilangkan implementasi proyek yang tidak memenuhi persyaratan yang diperlukan, termasuk yang tidak mengimplementasikan indikator yang termasuk dalam katalog indikator.

Area: Pengembangan Daftar Lengkap Ekosistem IT:

• Mendefinisikannya ekosistem dengan tanggung jawab yang ditugaskan untuk pemeliharaan, pengembangan, dan pelatihan mereka.
• Divisi perangkat lunak ke dalam strategis dan non-strategis diizinkan untuk diprioritaskan di bidang penganggaran, pengembangan, dan pelatihan. Perangkat lunak non-strategis, dipisahkan sebagai ekosistem yang terpisah, dicakup oleh berbagai aturan pemeliharaan dan pengembangan.
• Menghilangkan perangkat lunak duplikat dan lisensi terdistribusi menghasilkan biaya pemeliharaan perangkat lunak yang lebih rendah.
• Daftar perangkat lunak modern telah disiapkan yang akan menggantikan platform yang tidak memenuhi persyaratan di bidang otomatisasi dan analisis data.

Area: Membuat satu sumber pengetahuan – wiki:

• Sentralisasi informasi di bidang proses, prinsip, indikator, dan persyaratan untuk implementasi proyek operasional dan transformasi.
• Publikasi pelajaran mikro yang memungkinkan pembelajaran sendiri dari proses, indikator, dan aturan yang baru dirancang di bidang ekosistem TI dan pemantauan proyek.
• Penyerapan lebih cepat dari aturan yang baru dibuat dalam grup maspex

Artykuł meningkatkan kerja sama antara departemen bisnis dan departemen TI dalam proyek transformasi Maspex Group melalui otomatisasi dan analisis data Pochodzi Z Serwisu arek Skuza.