Akun Hutang (AP) adalah istilah akuntansi yang digunakan untuk menggambarkan uang yang terhutang kepada vendor atau pemasok untuk barang atau jasa yang dibeli berdasarkan kredit. Sistem hutang akun yang baik juga memastikan bahwa Anda tidak memiliki kewajiban pada buku Anda terlalu lama untuk menghindari mempertaruhkan kepercayaan bisnis. Oleh karena itu, bagi perusahaan, mengelola faktur dengan cepat dan akurat adalah kunci untuk menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Sederhananya, hutang akun terdiri dari semua hutang bisnis Anda kepada kreditor. Akun yang dibayarkan adalah kewajiban untuk bisnis. Ini membuatnya sangat penting untuk dapat mengelola secara efektif dan bertanggung jawab, karena membantu menjaga kepercayaan pada kemampuan Anda untuk membayar hutang Anda. Biasanya, hutang akun mengacu pada hutang jangka pendek, yaitu, hal-hal yang Anda rencanakan untuk dibayar dalam setahun. Sementara itu, hutang jangka panjang seperti hipotek dan pinjaman lain yang membutuhkan waktu lebih dari dua belas bulan untuk dilunasi biasanya diperinci sebagai kewajiban terpisah, dan tidak termasuk dalam hutang.
Baca lebih lanjut: 4 manfaat dari persyaratan pembayaran yang diperpanjang untuk bisnis Anda
Akun Hutang vs. Piutang Akun
Untuk setiap penjualan atau pembelian, bisnis Anda akan mengeluarkan atau menerima faktur. Jika Anda telah menyediakan barang atau jasa, tim keuangan akan mencatat jumlah yang Anda harapkan akan dibayar dalam piutang. Jika Anda membayar faktur, Anda akan mencatat jumlah yang dibayarkan.
AR dianggap sebagai aset karena Anda mengandalkan menerima uang dalam garis waktu tertentu ketika penjualan dimulai. AP dianggap sebagai kewajiban karena Anda harus membayar jumlah dalam periode waktu tertentu. Akun yang dibayarkan mengacu pada pemrosesan pembayaran yang terutang kepada debitur oleh bisnis Anda. Namun, sedangkan piutang, mengacu pada yang sebaliknya, uang berutang pada bisnis Anda oleh debitur, yaitu orang -orang yang belum membayar barang atau jasa Anda.
Kelola Proses Hutang Akun
Di era modern saat ini, banyak orang mengandalkan pembayaran faktur yang cepat dan akurat untuk membantu mengelola pembayaran faktur ini. Sebelum Anda memproses faktur vendor untuk pembayaran, ingatlah untuk memeriksa yang berikut:
- Apakah faktur mencerminkan dengan tepat apa yang dipesan perusahaan?
- Apakah perusahaan benar -benar menerima barang atau jasa yang ditagih?
- Apakah biaya unit dan perhitungan benar?
- Mendapatkan detail ini dengan benar akan membantu memastikan keakuratan dan integritas proses yang harus dibayar akun Anda.
Langkah atau kunci dalam aliran proses AP
Untuk sebagian besar bisnis, proses yang harus dibayar akun bermuara pada tiga langkah utama:
- Menyelesaikan pesanan pembelian
Ini melibatkan pengaturan barang atau jasa yang akan dibeli, serta harganya. Pesanan pembelian juga mencantumkan syarat dan ketentuan untuk transaksi, dan jadwal pengiriman.
- Memproses laporan penerima
Di sini, pemasok mencatat barang atau jasa yang disediakan dan mencantumkan pembayaran yang harus dibayarkan kepada pemasok.
- Menerima dan memproses faktur pemasok
Setelah faktur diterima, bisnis kemudian memprosesnya untuk pembayaran. Seperti di atas, ini melibatkan pemeriksaan melalui setiap detail untuk memastikan kecocokan dengan barang atau jasa yang benar -benar diterima.
Baca lebih lanjut: 7 cara untuk melakukan koleksi yang efektif untuk mendapatkan bayaran lebih cepat
Langkah penting lainnya dalam mengelola aliran proses AP
- Menggunakan sistem pembayaran terpusat.
Saat memproses faktur pemasok, sangat penting untuk memusatkan pembayaran. Jika semua pembayaran perusahaan berasal dari satu akun, jauh lebih mudah untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang uang yang keluar dari satu sumber.
- Lacak setiap pembayaran yang jelas
Untuk tujuan arus kas, penganggaran, dan pengambilan keputusan, penting untuk mengetahui persis kepada siapa, dan kapan pembayaran jatuh tempo. Untuk mencapai hal ini, Anda perlu memastikan setiap pembayaran yang jatuh tempo dilacak dengan jelas dalam perangkat lunak manajemen akuntansi atau pengeluaran Anda. Untuk banyak pembayaran berulang dan berulang, mengatur pembayaran berulang mungkin lebih nyaman. Pembayaran berulang dapat menghilangkan tekanan dari mengelola pembayaran berulang. Namun, Anda harus menyeimbangkan ini dengan kebutuhan untuk memiliki visibilitas di seluruh pembayaran jika Anda tidak ingin mengambil risiko membayar untuk hal -hal yang tidak lagi Anda butuhkan.
- Tahu persis siapa yang mengesahkan pembayaran
Untuk setiap faktur klien yang masuk, Anda perlu tahu siapa yang bertanggung jawab untuk mengesahkan pembayaran. Apakah ini manajer yang relevan? Apakah itu CFO? Heck, atau apakah itu CEO? Jawaban untuk pertanyaan ini akan tergantung pada struktur perusahaan dan tingkat otonomi dalam mengelola pembayaran. Dalam hal terjadi penyimpangan pengeluaran, mengetahui dengan tepat siapa yang menandatangani pembayaran tertentu sangat penting untuk memahami dasar -dasarnya. Tidak hanya itu, memiliki tanggung jawab yang jelas juga mengurangi risiko faktur yang tidak dibayar.
Posting Cara Cerdas Untuk Mengelola Akun Anda Hutang Secara Efektif Muncul Pertama Di Kertas.ID | Informasi terbaru tentang bisnis dan akuntansi.
