Cara memigrasikan alur kerja otomatisasi pemasaran dari Legacy CRMS: Panduan untuk Perusahaan SaaS B2B

10 Templat Alur Kerja Otomasi Pemasaran untuk Perusahaan SaaS B2B Transisi dari Legacy CRMS

Fase 1: Alur kerja pendapatan kritis

1. Otomatisasi Respons Permintaan Demo

Tujuan dari alur kerja otomatisasi respons permintaan demo adalah untuk segera menanggapi dan menjadwalkan permintaan demo.

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Formulir Pengajuan di Halaman Permintaan Demo
• Tindakan:Kirim email konfirmasi instan, buat kesepakatan, ditugaskan ke tenaga penjualan berdasarkan wilayah, tambahkan ke urutan “demo yang diminta”
• Peningkatan:Gunakan integrasi alat penjadwalan hubspot

Saatnya mengimplementasikan: 2-4 jam

• Mengapa Pertama:Titik sentuh tingkat konversi tertinggi
• Risiko Pendapatan:Setiap keterlambatan dalam penjadwalan demo secara langsung kehilangan penawaran
• Kompleksitas migrasi: Rendah – Pengaturan Pemicu/Tindakan Rendah

Mengapa itu penting:Permintaan demo memiliki tingkat konversi tertinggi, sehingga setiap keterlambatan dalam menanggapi permintaan demo secara langsung berdampak pada pendapatan.

2. Alur kerja handoff lead yang memenuhi syarat penjualan (SQL)

Tujuan:Transisi mulus dari pemasaran ke penjualan

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Skor timbal mencapai ambang batas SQL atau tindakan khusus yang diambil (Halaman Harga Kunjungi + Permintaan Demo)
• Tindakan:Tetapkan ke perwakilan penjualan, kirim pemberitahuan internal, tambahkan ke urutan penjualan, jadwal pengingat tindak lanjut
• SLA:Eskalasi otomatis jika tidak ada kontak penjualan dalam waktu 24 jam

Saatnya mengimplementasikan: 2-4 jam

• Mengapa Kedua:Mempertahankan kecepatan pemasaran-ke-penjualan
• Risiko Pendapatan:Merusak seluruh pipa timah jika tidak berfungsi
• Faktor Kritis:Membutuhkan keselarasan antara tim pemasaran dan penjualan

Faktor Sukses Kritis:Alur kerja ini membutuhkan koordinasi yang ketat antara tim pemasaran dan penjualan selama migrasi.

3. Alur kerja perkembangan siklus hidup timbal

Tujuan dari alur kerja perkembangan siklus hidup timbal adalah untuk secara otomatis memindahkan lead melalui panggung corong Anda.

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Hubungi Perubahan Properti (Skor Timbal, Tingkat Keterlibatan, atau Permintaan Demo)
• Tindakan:Perbarui tahap siklus hidup, tetapkan pemilik lead, kirim pemberitahuan internal
• Fitur Utama:Gunakan penilaian utama hubspot vs.

Saatnya mengimplementasikan: 6-10 jam

• Mengapa ketiga:Menangani 60-80% dari volume timah Anda
• Risiko Pendapatan:Leads macet pada tahap yang salah, mempengaruhi pelaporan dan tindak lanjut
• Dasar:Alur kerja lain bergantung pada yang satu ini bekerja dengan benar

Kiat migrasi:Alur kerja ini biasanya menangani 60-80% dari volume timbal Anda, jadi uji secara menyeluruh sebelum ditayangkan.

Fase 2: Alur kerja keberhasilan pelanggan

4. Alur kerja progres orientasi pelanggan

Tujuan:Memandu pelanggan baru melalui tonggak implementasi

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Deal Closes Won
• Tindakan:Daftar Urutan Email Onboarding, Buat Tugas Onboarding, Tetapkan Manajer Sukses Pelanggan
• Tonggak sejarah:Selamat Datang (Hari 0), Pengingat Pengaturan (Hari 3), Check-In Sukses Pertama (Hari 14), Skor Kesehatan 30 Hari

Saatnya mengimplementasikan: 8-12 jam

• Mengapa Keempat:Secara langsung berdampak pada tarif churn dan pendapatan ekspansi
• Dampak Bisnis:Onboarding yang buruk dapat meningkatkan churn sebesar 75%
• Sensitivitas Waktu:Pelanggan baru mengharapkan komunikasi onboarding langsung

Prioritas Migrasi:Tinggi – Alur kerja keberhasilan pelanggan secara langsung berdampak pada tingkat churn.

5. Alur kerja pemantauan skor kesehatan pelanggan

Tujuan:Secara proaktif mengidentifikasi pelanggan yang berisiko

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Skor kesehatan pelanggan turun di bawah ambang batas
• Tindakan:Peringatan Manajer Sukses Pelanggan, Tambahkan ke Kampanye Retensi, Jadwalkan Panggilan Check-In
• Sumber Data:Data Penggunaan Produk, Frekuensi Tiket Dukungan, Riwayat Pembayaran

Saatnya mengimplementasikan: 12-16 jam

• Mengapa kelima:Mencegah kerugian pendapatan dari churn
• Nilai strategis:Retensi proaktif 5-7x lebih murah daripada memperoleh pelanggan baru

Catatan Migrasi:Model penilaian kesehatan mungkin memerlukan penyesuaian untuk metode perhitungan HubSpot.

Fase 3: Alur kerja pertumbuhan dan optimasi

6. Urutan Pemulihan Percobaan yang ditinggalkan

Tujuan:Pengguna percobaan kembali yang belum masuk baru-baru ini

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Kontak belum terlibat dengan produk selama 3 hari (dilacak melalui API)
• Tindakan:Kirim Tip Bermanfaat Email, Tawarkan Panggilan Sukses Pelanggan, Berikan Sumber Daya Tutorial
• Waktu:Hari 3, Hari 7, Hari 12 Titik Sentuh

Saatnya mengimplementasikan: 2-4 jam

• Mengapa keenam:ROI tinggi tetapi tidak segera kritis
• Potensi Pemulihan:Dapat memulihkan 10-15% uji coba yang ditinggalkan
• Urgensi yang lebih rendah:Pengguna percobaan mengharapkan keterlambatan dalam tindak lanjut

7. Alur kerja Penciptaan Peluang Pembaruan

Tujuan:Secara otomatis menciptakan peluang pembaruan dan memulai proses pembaruan

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:90 hari sebelum tanggal pembaruan kontrak
• Tindakan:Buat kesepakatan pembaruan, ditugaskan ke manajer akun, daftar kontak dalam urutan pembaruan pengasuhan
• Otomatisasi:Menghasilkan templat proposal pembaruan, jadwal diskusi pembaruan

Saatnya mengimplementasikan: 3-5 jam

• Mengapa Ketujuh:Penting untuk pendapatan yang dapat diprediksi, tetapi memiliki garis waktu yang lebih lama
• Perencanaan Horizon:Pemberitahuan di muka 90 hari memungkinkan waktu migrasi

Dampak Pendapatan:Perusahaan dengan proses pembaruan otomatis melihat tarif pembaruan 18% lebih tinggi.

Fase 4: Alur kerja peningkatan

8. memimpin pemeliharaan dengan alur kerja industri

Tujuan:Memberikan konten khusus industri ke prospek

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Hubungi Properti “Industri” diketahui
• Tindakan:Tambahkan ke daftar email khusus industri, kirim studi kasus yang relevan, tag untuk kampanye khusus industri
• Personalisasi:Gunakan fitur konten pintar HubSpot

Saatnya mengimplementasikan: 6-8 jam

• Mengapa Terakhir:Mendukung pertumbuhan tetapi jangan merusak bisnis yang ada
• Fokus Optimasi:Ini meningkatkan kinerja daripada mempertahankannya

Titik data:Kampanye pengasuhan yang tersegmentasi melihat tarif terbuka 25% lebih tinggi daripada kampanye generik.

9. Pendaftaran acara dan alur kerja tindak lanjut

Tujuan:Kelola pendaftaran webinar/acara dan pengasuhan pasca-acara

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Pengajuan formulir pendaftaran
• Tindakan:Kirim Email Konfirmasi dengan Undangan Kalender, Tambahkan ke Urutan Pengingat Acara, Segmen untuk Tindak Lanjut Pasca Event
• Pasca Event:Kirim perekaman, sumber daya terkait, jadwal tindak lanjut berdasarkan kehadiran

Saatnya mengimplementasikan: 5-7 jam

• Mengapa Terakhir:Mendukung pertumbuhan tetapi jangan merusak bisnis yang ada
• Fokus Optimasi:Ini meningkatkan kinerja daripada mempertahankannya

Kiat integrasi:Terhubung dengan platform webinar Anda (Zoom, Gotowebinar) untuk aliran data yang mulus.

10. Alur kerja intelijen kompetitif

Tujuan:Lacak prospek meneliti pesaing

Pengaturan HubSpot:

• Pemicu:Pengunjung situs web melihat halaman perbandingan pesaing atau menyebutkan pesaing dalam bentuk
• Tindakan:Tambahkan ke urutan battlecard kompetitif, tim penjualan peringatan, berikan konten penentuan posisi kompetitif
• Intelijen:Melacak sebutan kompetitif untuk wawasan pasar

Saatnya mengimplementasikan: 3-4 jam

• Mengapa Terakhir:Mendukung pertumbuhan tetapi jangan merusak bisnis yang ada
• Fokus Optimalisasi:Ini meningkatkan kinerja daripada mempertahankannya

Nilai strategis:Membantu tim penjualan bersiap untuk penawaran kompetitif dan meningkatkan tingkat kemenangan.

Bagaimana cara memetakan proses CRM warisan ke alur kerja hubspot b2b SaaS?

Mulailah dengan apa yang Anda miliki.

Sebutkan semua proses CRM Anda saat ini – bagaimana prospek masuk, bagaimana penjualan ditindaklanjuti, dan apa yang terjadi setelah seseorang menjadi pelanggan. Jangan terlalu memikirkannya; Tulis saja apa yang sebenarnya terjadi sehari-hari.

Pelajari gaya Hubspot.

HubSpot bekerja secara berbeda dari sebagian besar CRM Legacy. Ini semua tentang alur kerja yang memicu secara otomatis ketika hal -hal tertentu terjadi (seperti ketika seseorang mengisi formulir atau membuka email). Luangkan waktu untuk bermain -main di HubSpot dan lihat bagaimana fungsi alur kerja.

Petakan langkah demi langkah.

Untuk setiap proses yang Anda miliki saat ini, cari tahu cara membuatnya kembali di HubSpot. Kabar baiknya? Anda tidak perlu menyalin semuanya dengan tepat – ini adalah kesempatan Anda untuk memperbaiki bagian -bagian yang menjengkelkan dari sistem lama Anda yang tidak pernah bekerja dengan benar.

Mulai dari yang kecil.

Jangan mencoba membangun kembali semuanya sekaligus. Pilih proses terpenting Anda (biasanya memimpin tindak lanjut) dan lakukan itu bekerja dengan sempurna sebelum pindah ke yang berikutnya.

Uji semuanya.

Sebelum Anda ditayangkan, jalankan alur kerja Anda dengan beberapa kontak tes untuk memastikan mereka bekerja seperti yang Anda harapkan. Percayalah, jauh lebih mudah untuk memperbaiki masalah sebelum seluruh tim Anda menggunakannya.

Terus meningkat.

Setelah berjalan, periksa laporan alur kerja Anda secara teratur. HubSpot menunjukkan kepada Anda di mana orang macet, sehingga Anda dapat terus membaik.

Pergeseran pola pikir terbesar? Pikirkan HubSpot sebagai asisten otomatis baru Anda yang tidak pernah lupa untuk menindaklanjuti, daripada hanya tempat untuk menyimpan info kontak.

T&J migrasi alur kerja

Mengapa otomatisasi pemasaran saya tidak berfungsi setelah beralih CRM?

Otomasi pemasaran Anda tidak berfungsi setelah beralih CRM kemungkinan karena satu atau lebih faktor.

Data Anda menjadi berantakan dalam perpindahan. Nama properti kontak mungkin telah berubah, atau beberapa data Anda tidak ditransfer dengan benar. Periksa apakah otomatisasi Anda mencoba menggunakan bidang yang tidak ada lagi atau memiliki format yang berbeda. Misalnya, jika sistem lama Anda menyebutnya “sumber utama” dan HubSpot menyebutnya “sumber asli,” alur kerja Anda tidak akan tahu apa yang harus dicari.

Integrasi rusak. Otomasi pemasaran Anda kemungkinan mengandalkan koneksi antara CRM lama dan alat -alat Anda seperti platform email atau pembangun halaman arahan, yang koneksinya perlu dibangun kembali dengan sistem baru Anda.

Logika pemicu yang berbeda. Otomatisasi lama Anda mungkin telah dipicu ketika “status timbal = panas” tetapi sekarang Anda membutuhkannya untuk mengaktifkan ketika “tahap siklus hidup = pemasaran pemasaran yang memenuhi syarat.” Logika otomatisasi alur kerja Anda sama, tetapi bahasanya berbeda.

Izin dan Pengaturan. Kadang-kadang, otomatisasi dimatikan selama migrasi, izin pengguna diubah, atau domain yang disampaikan email perlu diverifikasi ulang.

Langkah pemecahan masalah cepat:

• Periksa apakah alur kerja Anda benar -benar dihidupkan (kedengarannya jelas, tetapi terjadi sepanjang waktu)
• Lihat catatan kontak Anda untuk melihat apakah data yang dibutuhkan otomatisasi Anda sebenarnya ada
• Tes dengan diri Anda sebagai kontak untuk melihat di mana segala sesuatunya rusak
• Periksa pengaturan pengiriman email Anda jika otomatisasi email tidak berfungsi

Bisakah kita menjaga proses otomatisasi saat ini setelah beralih CRM?

Anda dapat mengingat sebagian besar proses otomatisasi alur kerja Anda setelah beralih CRM, tetapi ingatlah bahwa beralih CRMS memberikan peluang bagus untuk meningkatkan proses Anda. Tanyakan pada diri sendiri: “Apakah otomatisasi kita bekerja dengan baik, atau apakah kita hanya terbiasa dengan prosesnya?” Banyak bisnis menemukan bahwa CRM baru mereka bekerja lebih baik ketika menyederhanakan alur kerja yang terlalu kompleks.

Akankah kita kehilangan data saat kita memigrasikan alur kerja otomasi pemasaran dari Legacy CRM ke CRM seperti HubSpot?

Data Anda akan ditransfer, tetapi mungkin terlihat berbeda. Laporan historis mungkin perlu dibangun kembali, dan beberapa hubungan data mungkin berubah. Selalu ekspor semuanya dari sistem lama Anda sebelum memulai, dan jaga sistem lama itu dapat diakses setidaknya 6 bulan sebagai cadangan.